Wer kennt es nicht:
Man sitzt konzentriert an einer wichtigen Aufgabe – *DING* – eine neue Nachricht poppt auf. Kurz lesen. Zurück zur Aufgabe. Ein Kollege kommt herein: „Hey, kannst du mir schnell dieses Dokument schicken?“ Klar, macht man noch schnell. Und dann …
„Wo war ich jetzt eigentlich?“
Und noch bevor man den Gedanken wiedergefunden hat, klingelt das Handy.

Arbeitsunterbrechungen gehören für viele zum Alltag. Ob E-Mails, Anrufe, kurze Gespräche oder To Do´s, die einem zwischen Tür und Angel übergeben werden. Sie sind in unserer dynamischen Arbeitswelt meist eher die Regel als die Ausnahme.

Doch was machen diese ständigen Unterbrechungen eigentlich mit uns? Und was können wir tun, um ein ungestörteres Arbeiten zu ermöglichen?

Arbeitsunterbrechungen als Stressfaktor

Studien zeigen: Arbeitsunterbrechungen zählen zu den häufigsten Stressoren am Arbeitsplatz [1][2]. Neben der oft unmittelbar spürbaren „Nerven“, die diese Unterbrechungen kosten, haben sie auch messbare Auswirkungen. Unterbrechungen führen unter anderem zu:

• langsamerem Abarbeiten von Aufgaben
• verzögerten Reaktionen in wichtigen Situationen
• und einer erhöhten Fehlerquote [3]

Was dabei oft unterschätzt wird: Die Effekte bleiben nicht nur kurzfristig.

Auswirkungen auf Gesundheit und Wohlbefinden

Häufige Arbeitsunterbrechungen können langfristig auch Gesundheit und Wohlbefinden beeinträchtigen. Die Arbeitszufriedenheit sinkt, und auf Dauer steigt das Risiko für ernsthafte gesundheitliche Belastungen [4]. Studien zeigen etwa Zusammenhänge zwischen häufigen Unterbrechungen und Burnout und depressiven Symptomen [5].

Aber: Nicht jede Unterbrechung ist gleich

Gleichzeitig ist wichtig festzuhalten, dass Unterbrechungen nicht immer gleich wirken. Ihre Auswirkungen hängen stark vom Kontext ab, etwa von der Art der Tätigkeit oder davon, wie und wodurch man unterbrochen wird [5].

Das deckt sich auch mit der eigenen Erfahrung: Manchmal ist ein kurzer Plausch zwischendurch willkommen, vor allem dann, wenn man sich gerade möglicherweise nicht mit einer bestimmten Aufgabe befassen möchte. 😉

Trotzdem bleiben Arbeitsunterbrechungen relevante Stressoren, die sich negativ auf Zufriedenheit und Gesundheit auswirken können.

Was hilft im Umgang mit Unterbrechungen?

Neben Stressoren gibt es auch schützende Faktoren am Arbeitsplatz, die negative Effekte abfedern können. Besonders wirksam sind dabei:

• Handlungsspielraum: etwa die Möglichkeit, sich selbst Fokuszeiten zu organisieren
• Soziale Unterstützung: Aufgaben teilen zu können und sich nicht allein gelassen zu fühlen [5]

Wenn Mitarbeitende zum Beispiel bewusst Zeitfenster für ungestörtes Arbeiten schaffen können oder in einem unterstützenden Team arbeiten, lassen sich negative Effekte von Unterbrechungen deutlich reduzieren.

Konkrete Ansatzpunkte für die Praxis

Auf organisationaler Ebene:

• Bewusstsein für Arbeitsunterbrechungen und ihre Auswirkungen schaffen
• Nicht-dringende E-Mails nur zu definierten Zeiten versenden
• Team- oder organisationsweite Fokus- bzw. Ruhezeiten festlegen
• Klare Regeln, wann Unterbrechungen wirklich notwendig sind

Auf individueller Ebene:

• Benachrichtigungen bewusst deaktivieren und z.B. E-Mails gebündelt zu festen Zeiten bearbeiten
• Fokuszeiten im Kalender eintragen und transparent kommunizieren
• Noise-Cancelling-Kopfhörer nutzen, für Ruhe und als Signal nach außen

… und auch selbst reflektieren, ob man den:die Kolleg:in wirklich jetzt aus dem Fokus herausbringen muss, oder ob es vielleicht noch etwas warten kann.

Fazit

Arbeitsunterbrechungen lassen sich nicht vollständig vermeiden. Aber sie lassen sich bewusster gestalten. Ein gemeinsames Verständnis, klare Rahmenbedingungen und individuelle Strategien können helfen, Belastungen zu reduzieren und konzentriertes Arbeiten wieder häufiger möglich zu machen.

Quellen

[1] Baethge, A., Rigotti, T., & Roe, R. A. (2015). Just more of the same, or different? An integrative theoretical framework for the study of cumulative interruptions at work. European Journal of Work and Organizational Psychology, 24(2), 308–323. https://doi.org/10.1080/1359432X.2014. 897943

[2] BAuA. (2020). Stress report Germany 2019: Psychische Anforderungen, Ressourcen und Befinden. Federal Intitute for Occupational Safety and Health. https://www.baua.de/DE/Angebote/ Publikationen/Berichte/Stressreport-2019.html

[3] Sharples, S., & Megaw, T. (2015). Definition and measurement of human workload. In J. R. Wilson & S. Sharples (Eds.), Evaluation of Human Work (4th edition), 516–544.

[4] Stansfeld, S., & Candy, B. (2006). Psychosocial work environment and mental health—a meta-analytic review. Scandinavian Journal of Work, Environment & Health, 32(6), 443–462. https://doi. org/10.5271/sjweh.1050

[5] Junghanns, G., Schütte, M., & Beck, D. (2025). Psychische Belastung im Berufsleben erkennen und Arbeit gut gestalten. Dortmund: Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. baua: Praxis. Abrufbar unter: https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A45